Beaucoup d’entreprises choisissent Microsoft Dynamics 365 Business Central comme nouvelle solution ERP après une analyse approfondie (excellent choix !), mais lorsqu’il s’agit de la gestion fine du budget, de la facturation et de la planification des ressources, certaines limites apparaissent. Il existe une solution pour combler ces lacunes sans recourir à des développements complexes ou migrer vers Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management ou Project Operations.
C’est là qu’OMZY intervient, en proposant une suite de fonctionnalités conçues pour les firmes de services, comblant les manques de Business Central et offrant des fonctions ERP projet essentielles. Ainsi, vous profitez pleinement de l’écosystème Microsoft et de la puissance de Business Central.
Comptabilité avancée et gestion efficace des budgets de projet
Une des premières problématiques qui sera rencontrée en utilisant le module de projet de Business Central est sa gestion limitée des budgets de projet. Lorsque l’on gère des projets complexes ou qui évoluent sur plusieurs mois, il est important de pouvoir gérer efficacement le budget initial et les changements subséquents. OMZY permet de conserver un historique complet des budgets grâce à la gestion de multiples révisions. Le gestionnaire de projet veut être en mesure de suivre en tout temps les coûts et les revenus réels versus ce qu’il avait budgété afin de pouvoir gérer proactivement son projet.
En plus de suivre de près son projet, les entreprises de services veulent souvent budgéter en détail, que ce soit en fonction du rôle qui sera requis sur le projet (par exemple, un employé sénior vs un employé junior) ou en fonction d’une ressource spécifique ou même d’une activité particulière.
Planification des ressources visuelle
Business Central offre de base les lignes de planification d’un projet. Une fonctionnalité qui permet de planifier dans le temps les heures qui ont été budgétées. Toutefois, lorsque le projet est volumineux en tâche, il devient difficile de visualiser les planifications dans le temps. OMZY ajoute une vue Gantt qui fournit au chargé de projet un visuel de toutes les lignes de planification. De plus, il permet de voir facilement le réel vs le budgété ainsi que les différentes ressources planifiées.
Pour une gestion visuelle du temps des équipes, OMZY ajoute un tableau de capacité des ressources, permettant d’optimiser l’utilisation des ressources et d’éviter la surcharge. Transformez les budgets en lignes de planification pour une programmation rapide, et bénéficiez d’ajustements visuels par glisser-déposer pour l’allocation des ressources. Tout cela est accessible directement depuis Business Central, évitant la multiplication des outils.
Facturation flexible adaptée aux scénarios complexes
Une autre limitation du module standard de Business Central est la capacité de facturer le temps et matériel des entreprises de services. Le module de base permet de facturer des tâches forfaitaires uniquement avec très peu de flexibilité. OMZY propose un module de facturation en lot qui permet de générer un volume important de factures basé sur les formats de facturation des projets. En configurant les formats de facture dès le début du projet, il permet d’automatiser le processus peu importe si les projets sont en temps et matériel ou à forfait (à l’avancement, à calendrier ou à jalon).
Il est même possible de facturer de différentes façons ou de générer plusieurs factures pour un même projet. Contrairement aux ERP traditionnels qui facturent des articles, les entreprises de services souhaitent facturer leurs temps et leurs dépenses avec beaucoup de flexibilité. C’est pourquoi OMZY offre un module de facturation conçu spécifiquement pour les services professionnels.
Gestion intégrée du temps et des dépenses
OMZY enrichit la saisie du temps de Business Central en ajoutant la saisie des comptes de dépenses imputées au projet. Il est possible de joindre les pièces justificatives et d’assurer le bon traitement des taxes selon le type de dépenses.
De plus, OMZY ajoute un concept de code d’activité sur les tâches. Ce sont ces codes d’activités qui permettent de gérer le type d’heures possible (régulier, supplémentaires, de nuit) de même que le type de transaction (facturable, non facturable et gratuité). Elles permettent aussi de faire les bonnes imputations au grand livre.
La gestion du temps et des dépenses est le nerf de la guerre des entreprises de services. Lorsqu’elle offre des fonctionnalités avancées comme dans OMZY, elle permet de facturer adéquatement et de suivre la profitabilité des projets et la productivité de ses employés.
Calcul des travaux en cours
La gestion des travaux en cours (WIP) est un enjeu central pour les entreprises de services professionnels. Elle permet de mesurer la valeur des projets en cours, d’anticiper la rentabilité et d’assurer une reconnaissance de revenus conforme aux normes comptables.
OMZY propose une approche orientée revenus avec une reconnaissance de revenus en temps réel. Le TEC est mis à jour automatiquement au fil des activités, offrant une visibilité instantanée sur la performance financière d’un projet. Les coûts et revenus liés au mandat sont suivis et imputés de façon automatisée, ce qui aide les gestionnaires à anticiper les écarts et à ajuster rapidement leurs actions. Cette approche est particulièrement avantageuse pour les entreprises de services dont les modèles de facturation sont variés (forfait, régie, livrables) et qui doivent suivre la rentabilité de manière continue.
De son côté, le module de projet de Business Central repose sur une méthode de TEC principalement basée sur les coûts. Les analyses de rentabilité se font généralement à la fin du mois, ce qui entraîne une visibilité plus différée. Cette approche répond aux besoins des organisations qui structurent leurs projets autour de la gestion des coûts, mais elle limite la capacité à réagir rapidement aux fluctuations de performance.
Dans l’ensemble, OMZY permet un suivi financier plus dynamique et orienté revenus, tandis que Business Central offre une gestion du TEC conforme aux organisations privilégiant une comptabilité axée sur les coûts.
Gestion multi-compagnies pour organisations en croissance
Que vous soyez une entreprise locale ou un groupe international, OMZY et Business Central vous permettent de piloter vos projets dans un environnement multi-compagnies, tout en maintenant une gestion rigoureuse et indépendante des résultats financiers de chaque entité. Les ressources peuvent être partagées entre sociétés, ce qui optimise la collaboration et l’utilisation des expertises, sans compromettre la traçabilité comptable. Grâce à la notion de « domaine de projet » introduite par OMZY, il devient possible de constituer une base de données de projets partagée entre les différentes compagnies du groupe. Cette approche facilite la collaboration inter-entreprises, permet de mutualiser les ressources et d’assurer une cohérence dans la gestion des projets, tout en respectant l’intégrité comptable de chaque société
La gestion multi-compagnies s’accompagne d’une gestion avancée des devises : il est possible de suivre un projet dans une devise principale, d’enregistrer des transactions dans une autre, et de gérer des sociétés dont la devise de base diffère. Cette flexibilité facilite la gestion de projets internationaux, la consolidation des résultats et la conformité aux exigences locales. Grâce à l’intégration d’OMZY avec Business Central, vous bénéficiez d’une solution complète, adaptée aux réalités des groupes multi-sociétés et multi-devises.
Pourquoi choisir OMZY ?
Avant d’envisager des développements pour adapter Business Central ou de migrer vers une autre solution de Tiers 1 qui demanderait un investissement colossal, explorez OMZY pour enrichir votre expérience de Business Central ou pour bénéficier de fonctionnalités avancées dans un ERP adapté à vos besoins.
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