Qui devrait faire partie de l’équipe d’implantation de votre nouvelle solution?

L’implantation d’une nouvelle solution de gestion d’affaires au sein de votre organisation ne relève pas seulement de votre fournisseur. En moyenne, le client doit investir environ autant d’heures que le partenaire d’implantation tout au long du projet, notamment au niveau de la gestion de projet, de l’analyse et de la formation des utilisateurs.

Mais qui devriez-vous choisir pour votre équipe d’implantation? Il est important de choisir des personnes ayant des disponibilités suffisantes tout au long du projet pour fournir les données et réponses dont votre partenaire a besoin et ce, rapidement. Ces personnes doivent également prendre leur rôle au sérieux et être en mesure de s’y consacrer afin de mener le projet à bien et d’assurer l’adoption de la nouvelle solution par les utilisateurs.

Voici donc les principaux rôles clés pour tout projet d’implantation :

• Haute direction: Les membres de la direction sont responsables de mettre en place une vision pour l’ensemble de l’équipe de projet en plus de gérer les priorités et les objectifs. Ils doivent également transmettre au reste de l’organisation un message clair afin que tout le monde comprenne pourquoi ce changement prend place et comment ils en bénéficieront.
• Analystes d’affaires: Ces ressources font le pont entre les différents groupes impliqués et doivent déterminer quelles fonctionnalités sont une priorité. Ils occupent un rôle crucial pour assurer que le système répond aux attentes de la direction et des utilisateurs. Ils doivent également être familiers avec la situation actuelle et les objectifs pour donner leur approbation finale.
• Chargés de projet: L’avancement du projet dépend largement des chargés de projet, puisque c’est eux qui sont en charge d’assurer la prise de décision et la communication entre les différentes parties impliquées. Ils effectuent le suivi de l’évolution du projet et font des recommandations afin de respecter les échéanciers et les budgets.
• Super users: Les super users ou super-utilisateurs sont des ressources choisies pour apprendre le fonctionnement de la nouvelle solution et assurer le transfert de ces connaissances aux utilisateurs finaux. Ils doivent être disponibles pour tester la solution et identifier les erreurs et possibilités d’amélioration, en plus de faire en sorte que les utilisateurs en comprennent bien l’utilisation.
• Power users: Les power users ne font peut-être pas partie de l’équipe d’implantation initiale, mais comprennent les processus spécifiques de leur département. Ces personnes sont naturellement curieuses et ne craignent pas le changement. Contrairement aux super users, ils travaillent dans les mêmes équipes que les utilisateurs finaux et sont disponibles pour répondre à leurs questions et les empêcher de reprendre leurs vieilles habitudes. Ils sont donc les ambassadeurs de la nouvelle solution parmi leurs collègues.

En plus des disponibilités de chacun, il est important de sélectionner des gens ayant de bonnes habiletés de communication et de leadership en plus de bien travailler en équipe. Certains de ces rôles, par exemple les super utilisateurs et les analystes d’affaires, demandent également des compétences techniques. Votre partenaire d’implantation devrait pouvoir vous indiquer en plus de détails sur quoi baser le choix des membres de votre équipe d’implantation.