Pourtant, il existe une distinction fondamentale. Elle est particulièrement importante pour les firmes de services professionnels qui gèrent leurs activités par projet et dont la rentabilité repose sur un suivi rigoureux des finances.
Un ERP de gestion de projet, par exemple, bien qu’il inclue certaines fonctions de planification et de suivi des ressources, son objectif premier est de fournir une visibilité complète sur la rentabilité et la performance des projets.
Dans cet article, nous allons décortiquer les différences clés, expliquer pourquoi elles sont importantes, et surtout montrer pourquoi un ERP spécialisé répond mieux aux besoins des firmes de services.
Qu’est-ce qu’un outil de gestion de projet?
Un outil de gestion de projet est conçu avant tout pour aider les équipes opérationnelles à planifier, collaborer et livrer leurs projets.
Fonctionnalités typiques
- Planification des tâches, jalons et échéances
- Diagrammes de Gantt et tableaux Kanban
- Suivi du temps, de l’avancement et de la charge de travail
- Espaces collaboratifs : commentaires, partage de fichiers, notifications
- Rapports de performance liés aux échéanciers et livrables
Avantages
- Facilité d’utilisation : interface intuitive, déploiement rapide
- Orientation visuelle : tableaux et calendriers parlants pour les équipes
- Collaboration accrue : idéal pour des équipes projet autonomes qui ont besoin de coordination quotidienne
Quelques exemples populaires d’outil de gestion de projet incluent Asana, Trello, Monday.com et Microsoft Project.
Ces outils sont très efficaces pour organiser le travail et maintenir le cap opérationnel, mais ils s’arrêtent généralement à la surface de la gestion : ils ne vont pas jusqu’à relier ces projets aux finances ni aux feuilles de temps qui permettent de suivre en temps réel les efforts réalisés vs planifiés.
Qu’est-ce qu’un ERP de gestion de projet?
Un « project-based ERP (Enterprise Resource Planning) » est conçu non pas uniquement pour suivre l’avancement d’un projet, mais pour intégrer la gestion de projet dans l’ensemble des opérations de l’entreprise, particulièrement les finances.
Fonctionnalités typiques
- Intégration directe avec la comptabilité et la facturation
- Suivi budgétaire et contrôle des marges par projet
- Intégration aux feuilles de temps et relevés de dépenses
- Planification des ressources humaines et affectations aux projets
- Suivi des contrats, fournisseurs et coûts liés
- Rapports financiers et opérationnels centralisés
Avantages
- Vision stratégique : vue d’ensemble sur la performance de l’entreprise entière, pas seulement d’un projet isolé
- Maîtrise financière : meilleure visibilité sur les coûts, marges, budgets et rentabilité
- Automatisation des processus : réduction des doublons et saisies multiples entre les départements
- Adapté à la complexité : conçu pour les entreprises dont les projets sont interconnectés avec la facturation, les ressources et la finance
Parmi les solutions disponibles sur le marché, on retrouve , Microsoft Dynamics 365 Project Operations et bien sûr OMZY, l’ERP de gestion financière de projet développé par JOVACO.
En d’autres mots, un ERP spécialisé relie le travail effectué sur le terrain aux résultats financiers qui déterminent la santé de l’entreprise.
Pourquoi la confusion est fréquente
À première vue, les deux types de solutions semblent couvrir le même besoin : gérer des projets. Pourtant, la différence réside dans la perspective adoptée. Les outils de gestion de projet sont conçus pour les équipes et leur quotidien : assigner des tâches, collaborer, garder une vue d’ensemble sur l’échéancier. Les ERP de gestion de projet, eux, s’adressent davantage à l’entreprise dans son ensemble. Ils intègrent les données de projet aux finances, à la facturation, aux ressources et à la stratégie globale.
Cette distinction peut sembler subtile, mais ses implications sont majeures. Une firme de services qui se limite à un outil collaboratif découvre vite ses limites : les heures saisies par les employés ne se traduisent pas automatiquement en coûts internes, les budgets projetés ne sont pas reliés aux factures envoyées aux clients, et la rentabilité reste difficile à suivre en temps réel. Les données doivent souvent être exportées vers Excel ou ressaisies dans un logiciel comptable, ce qui multiplie les risques d’erreurs et de perte d’information.
Le ERP de gestion de projet, un essentiel pour les firmes de services
Pour une firme de services professionnels, chaque contrat est un projet, et chaque projet doit être rentable. Contrairement aux entreprises manufacturières ou de distribution, ces organisations n’ont pas de produits physiques à écouler : leur principale ressource, ce sont les heures et l’expertise de leurs employés. La rentabilité repose donc directement sur la capacité à planifier, suivre et contrôler les budgets, l’utilisation des ressources et la facturation.
C’est précisément là qu’un ERP spécialisé fait la différence. En reliant la planification des projets à la comptabilité et aux finances, il permet de suivre les marges en temps réel, d’automatiser la facturation selon les modalités contractuelles, et d’offrir à la direction une vision consolidée de la performance globale. Les chefs de projet disposent d’outils concrets pour contrôler les budgets et optimiser l’utilisation des ressources, tandis que la direction obtient les informations nécessaires pour prendre des décisions stratégiques éclairées.
Chez JOVACO, nous avons développé OMZY pour répondre à ces enjeux. Intégré à Microsoft Dynamics 365 Business Central, OMZY aide les firmes de services à transformer l’exécution opérationnelle en résultats financiers tangibles, en centralisant l’information et en offrant une visibilité complète sur la rentabilité des projets.
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Photo par Jason Goodman sur Unsplash
